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Beschreibung ProzessKostenOptimierung

Ausgangslage

Mehr Bereiche als allgemein bekannt, stehen unter einem erheblichen Veränderungsdruck. Erwartet wird neben der Steigerung ihrer Leistungsfähigkeit auch eine Erhöhung der Wirtschaftlichkeit und der Transparenz.

Beschreibung

Die ProzessKostenAnalyse (PKA) ist eine Management-Methode zur Planung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen und Kosten in indirekten Bereichen. Ihr Ziel ist es, die aktuelle Prozessstruktur zu analysieren, mögliche Kostensenkungspotenziale aufzuzeigen und dementsprechend die Prozesse zu optimieren und deren Kosten nachhaltig zu senken. Mithilfe der PKA können – je nach Ausgangslage und vorhandenen Strukturen - umfangreiche Einsparpotenziale realisiert werden.

Durchführung

Effektive Verbesserungen des Unternehmensergebnisses lassen sich durch prozessorientiertes Kostenmanagement realisieren. Als Werkzeug unterstützt hier die PKA eine verursachungsangepasste Kostenanalyse. Sowohl die momentanen wie auch künftig zu erreichende Kosten- und Leistungsziele werden z. B. mit Hilfe der PKA logisch aufbereitet und dargestellt. Dabei können die individuellen Daten exakt und vor allem innerhalb kurzer Zeit, also sehr kostengünstig, ermittelt werden. Die PKA schafft mit ihrer kompakten und wirtschaftlichen Vorgehensweise eine wesentliche Voraussetzung für erfolgreiche Veränderungsmaßnahmen im Beschaffungswesen. Dabei gilt der Grundsatz: Organisation vor Technik.

Die Methodik ist vielfach bewährt und besteht aus nur vier Arbeitsschritten:

(1) Nach Festlegung der Rahmenbedingungen sowie der Prüfung der vorhandenen Basisdaten
(2) werden die bestehenden Beschaffungsprozesse und deren Kosten analysiert,
(3) neue Prozesse und Kostenstrukturen sowie deren Kapazitätspotenziale ebenso wie die organisatorischen und wirtschaftlichen Optimierungspotenziale aufgezeigt.
(4) Eine Kosten-Nutzen-Betrachtung schließt die PKA ab.

Nutzen

Prozesse kosten - diese banale Erkenntnis wird durch die PKA transparent und damit steuerbar gemacht. Die Methodik der PKA führt zu nachhaltigen Ergebnissen.
Nutzen ist dadurch gegeben, dass zum einen die Potenziale, die durch effizientere Prozesse ermöglicht werden, innerhalb weniger Monate gehoben werden können, zum anderen aber auch Zeitreduktion und Qualitätsverbesserungen als wesentliche Grundlagen für eine Neuausrichtung gelten dürfen. Die Umstrukturierung der Prozesse schafft freie Kapazitäten für andere, wichtigere Aktivitäten.
Durch gezielte Optimierungsmaßnahmen, die vor allem konsequent in die Praxis umgesetzt werden, kann mit einem entsprechenden Kapazitätsgewinn gerechnet werden.

Fazit

In vielen Einkaufsabteilungen besteht verstärkt Handlungsbedarf im Hinblick auf Transparenz und Steuerbarkeit der Beschaffungsprozesse und ihrer Kosten. Die PKA ist ein erprobtes, pragmatisches Werkzeug mit welchem schnell und effizient die Geschäftsprozesse und die damit zusammenhängenden Kosten transparent gemacht werden können.
Mit der PKA werden die Beschaffungsprozesse exemplarisch untersucht, Optimierungsvorschläge erarbeitet und auf ihren Benefit hin untersucht. Damit wird ein effektiver Einstieg in eine Prozessoptimierung des Beschaffungswesens geleistet. Der Aufwand für eine ProzessKostenAnalyse im Einkauf macht sich innerhalb kürzester Zeit bezahlt.